REGULAMIN UCZESTNICTWA W XVIII KONGRESIE MEDYCYNY RODZINNEJ

I. DEFINICJE

Na potrzeby niniejszego regulaminu wprowadza się następujące definicje:

  1. Regulamin – niniejszy regulamin, stanowiący treść Umowy o uczestnictwo w Konferencji oraz Umowy o uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących.
  2. Kongres – XVIII Kongres Medycyny Rodzinnej, odbywający się w dniach 19-22 kwietnia 2018 roku w Hotelu Gołębiewski w Wiśle.
  3. Imprezy Towarzyszące – dodatkowe imprezy integracyjne mające na celu m.in. wymianę doświadczeń zawodowych, nie stanowiące programu merytorycznego Kongresu, w szczególności nie objęte opłatą kongresową, wymagające odrębnego zgłoszenia, takie jak: wycieczki, Bal Lekarzy Rodzinnych, imprezy wieczorne w dniu 19 i 20 kwietnia 2018 r.
  4. Organizator wykonawczy Kongresu: ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, 31-131 Kraków, ul. Garbarska 13/3, NIP 675-144- 18-83, REGON 121417864, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000372884, o kapitale zakładowym w wysokości: 9 000,00 zł, strona umowy o uczestnictwo w Kongresie lub Imprezie Towarzyszącej.
  5. Organizator merytoryczny Kongresu: Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, 00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP 525-20- 63- 698, REGON 01003798100000, wpisana do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS 0000088917.
  6. Uczestnik – wyłącznie osoba uprawniona do wystawiania recept, która dopełniła formalności związanych z uczestnictwem w Kongresie.
  7. Osoba Towarzysząca – osoba uczestnicząca w części Kongresu na zasadach określonych Regulaminem, niebędąca Uczestnikiem.
  8. Biuro Kongresu – biuro uruchomione podczas trwania Kongresu w miejscu jego odbywania się.
  9. Uroczysta Sesja Otwarcia - Sesja inauguracyjna kongresu odbywająca się 19 kwietnia 2018 roku w godzinach 18:30-22:00.
  10. Konsument - osoba fizyczna, dokonująca z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.

II. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA W KONGRESIE

  1. Zgłoszenie uczestnictwa w Kongresie odbywa się online, poprzez system rejestracji Coffee, dostępny na stronie internetowej www.kongres2018.pl.
  2. Termin nadsyłania zgłoszeń upływa w dniu 31 marca 2018 roku. Po upływie terminu, wskazanego w ust. 2 powyżej, w zależności od dostępności miejsc, będzie można zgłosić swoje uczestnictwo JEDYNIE w Biurze Kongresu, podczas rejestracji w miejscu obrad, chyba, że Organizator wykonawczy Kongresu każdorazowo indywidualnie wyrazi zgodę na dokonanie zgłoszenia w inny sposób. Wyrażenie zgody na dokonanie zgłoszenia w inny sposób może nastąpić, w szczególności, poprzez potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
  3. W przypadku przyjęcia przez Organizatora wykonawczego Kongresu zgłoszenia uczestnictwa dokonanego po 31 marca 2018 roku nie gwarantuje on pełnego pakietu materiałów.
  4. Zgłoszenie dokonane w sposób niezgodny z Regulaminem może nie zostać przyjęte przez Organizatora wykonawczego Kongresu.
  5. Organizator wykonawczy Kongresu zastrzega sobie, w przypadku wyczerpania miejsc, prawo zamknięcia listy Uczestników przed 31 marca 2018 roku.
  6. Do wejścia na sesje oraz Imprezy Towarzyszące upoważnione będą jedynie osoby zarejestrowane i posiadające identyfikatory kongresowe.
  7. Do wejścia na bezpłatne lub płatne kursy tematyczne upoważnione będą jedynie osoby posiadające bilet wstępu.
  8. Niezależnie od powyższych postanowień wstęp na Bal Lekarzy Rodzinnych będzie możliwy po okazaniu zaproszenia, a wstęp na imprezę towarzyszącą w dniu 20 kwietnia 2018 roku po okazaniu kuponu otrzymanego od Organizatora wykonawczego kongresu.
  9. Wstęp na Uroczystą Sesję Otwarcia będzie WYŁĄCZNIE na podstawie wysłanego przez Organizatora wykonawczego Kongresu odrębnego potwierdzenia uczestnictwa.
  10. Ze względów dydaktycznych liczba miejsc w poszczególnych kursach tematycznych (płatnych i bezpłatnych) jest ograniczona, a zgłaszanie uczestnictwa odbywa się na następujących zasadach:
    1. Uczestnik może wziąć udział tylko w jednym bezpłatnym kursie tematycznym, wyłącznie po wcześniejszym zaznaczeniu odpowiedniej opcji w karcie zgłoszenia lub formularzu zgłoszenia on-line, w miarę dostępności wolnych miejsc, a także po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z udziałem w Kongresie;
    2. Uczestnik może wziąć udział w płatnym kursie tematycznym wyłącznie po wcześniejszym zaznaczeniu odpowiedniej opcji w karcie zgłoszenia lub formularzu on-line, w miarę dostępności miejsc, a także po dopełnieniu wszelkich formalności związanych z udziałem w kursie i Kongresie;
    3. o zakwalifikowaniu do uczestnictwa w kursach decyduje kolejność zgłoszeń (decyduje kolejność wpłat);
    4. potwierdzenie przez Organizatora wykonawczego Kongresu udziału w wybranym kursie, wraz z terminem jego odbywania, zostanie wysłane do Uczestnika wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie.
  11. Osoby Towarzyszące, niebędące jednocześnie osobami uprawnionymi do wystawiania recept, nie są uprawnione do wstępu na teren wystaw medycznych, gdzie będą prezentowane reklamy produktów leczniczych oraz wyrobów medycznych dostępnych na receptę.

III. REJESTRACJA

  1. Rejestracja oraz odbiór materiałów kongresowych możliwe są w piątek, 20 kwietnia 2018 roku, w godz. 08:00-09:30 w Biurze Kongresu.
  2. Biuro Kongresu będzie czynne:
    • piątek, 20 kwietnia 2018 roku, w godz. 08:00-16:00
    • sobota, 21 kwietnia 2018 roku, w godz. 08:30-15:00
  3. Organizator wykonawczy dopuszcza możliwość uruchomienia rejestracji w czwartek, 19 kwietnia 2018 roku, w Hotelu Gołębiewski, o czym poinformuje uczestników na stronie www.kongres2018.pl.

IV. OPŁATY

  1. Udział w Kongresie możliwy jest po dokonaniu opłaty zgodnej z tabelą dostępną na www.kongres2018.pl. Opłata powinna zostać wniesiona (tj. zaksięgowana na rachunku bankowym Organizatora wykonawczego Kongresu) najpóźniej do 7 dni po przesłaniu formularza w systemie Coffee, o którym mowa w pkt. II. 1 Regulaminu, w wysokości obowiązującej w dniu zapłaty, nie w chwili wypełnienia formularza. W przypadku braku zapłaty w ww. terminie Organizator wykonawczy Kongresu może uznać zgłoszenie za nieistniejące.
  2. Zakres opłaty kongresowej obejmuje:
    1. W przypadku Uczestników:
      • udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 19 kwietnia 2018 roku z wyłączeniem koncertu,
      • udział w sesjach, warsztatach oraz wystawie medycznej,
      • pakiet materiałów kongresowych,
      • certyfikat uczestnictwa,
      • wyżywienie w dniu 20 kwietnia 2018 roku – lunch i dwie przerwy kawowe,
      • wyżywienie w dniu 21 kwietnia 2018 roku – lunch i przerwa kawowa,
      • udział w wybranych bezpłatnych kursach tematycznych (decyduje kolejność zgłoszeń).
      • Opłata NIE OBEJMUJE:
      • uczestnictwa w Imprezach Towarzyszących,
      • zakwaterowania,
      • wycieczek,
      • wstępu na kursy tematyczne, które są dodatkowo płatne.
    2. W przypadku Osób Towarzyszących:
      • udział w Uroczystej Sesji Otwarcia w dniu 19 kwietnia 2018 roku,
      • wstęp na Imprezę Towarzyszącą w dniu 20 kwietnia 2018 roku,
      • wyżywienie w dniu 20 kwietnia 2018 roku – lunch i dwie przerwy kawowe,
      • wyżywienie w dniu 21 kwietnia 2018 roku – lunch i przerwa kawowa.
      • Opłata NIE OBEJMUJE:
      • udziału w sesjach, warsztatach, kursach tematycznych
      • pakietu materiałów kongresowych,
      • certyfikatu uczestnictwa,
      • wstępu na Bal Lekarzy Rodzinnych,
      • zakwaterowania,
      • wycieczek,
      • udziału w wystawie medycznej.
  3. Wysokość opłaty ustala się na dzień dokonania wpłaty, nie zaś na dzień dokonania zgłoszenia.
  4. Opłaty można regulować w formie:
    1. przelewu bankowego (ZiZ Centrum Edukacji Sp. z o.o., mBank S.A. 38 1140 1081 0000 2164 4100 1003 z dopiskiem "Kongres" oraz imieniem i nazwiskiem osoby, za którą dokonywana jest wpłata),
    2. przekazu pocztowego
    3. osobiście w siedzibie Organizatora wykonawczego Kongresu,
    4. płatnością online za pomocą karty płatniczej (obsługiwaną przez firmę eCard S.A.):
      • Visa
      • Visa Electron
      • MasterCard
      • Maestro
      • MasterCard Electronic
  5. W przypadku, gdy uczestnik Kongresu uprawniony jest do wniesienia opłaty kongresowej w obniżonej wysokości, przewidzianej dla członka Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce, konieczne jest przesłanie stosownego zaświadczenia w tym zakresie z biura Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce. W przypadku nieprzedstawienia ww. zaświadczenia Uczestnik zobowiązany jest do dokonania opłaty w pełnej wysokości.
  6. W przypadku wniesienia opłaty w niższej wysokości niż wymagana, Uczestnik zostanie wezwany do zapłacenia różnicy, a w przypadku niedokonania zapłaty Organizator uprawniony będzie do anulowania zgłoszenia w terminie do 6 kwietnia 2018 roku. W powyższym przypadku zwróci on dokonaną wpłatę na rachunek bankowy, z którego został wykonany przelew, z potrąceniem kwoty w wysokości 20 % wpłaty. W przypadku Konsumentów rozliczenia zostaną dokonane na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  7. Dane do faktury VAT podane w formularzu/karcie zgłoszenia podczas rejestracji są ostateczne. Faktura VAT za uczestnictwo zostanie wystawiona zgodnie z podanymi danymi.

V. WARUNKI NADSYŁANIA ABSTRAKTÓW

Kwestie dotyczące prezentacji ustnych i plakatów, w szczególności ich przygotowanie, nadsyłanie oraz ocenianie zostały uregulowane w Regulaminie Medycznych Filipik i Rembrandtów, a organizatorem ww. konkursu jest Organizator merytoryczny Kongresu. Prezentacje ustne i plakaty, zgłoszone w formie abstraktów, będą przedmiotem oceny i kwalifikacji Komitetu Programowego. Rozpatrywane będą wyłącznie propozycje prezentacji ustnych lub plakatowych spełniające kryteria przedstawione w Regulaminie Medycznych Filipik i Rembrandtów.

VI. UCZESTNICTWO W IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH

  1. Z zastrzeżeniem ust. 2 poniżej, uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących jest dodatkowo płatne, zgodnie z cennikiem dostępnym na stronie internetowej: www.kongres2018.pl.
  2. Imprezy Towarzyszące organizowane w dniach 19 i 20 kwietnia 2018 roku finansowane są przez Organizatora wykonawczego Kongresu.
  3. Opłaty należy dokonać zgodnie z Pkt. IV ust. 4 Regulaminu.
  4. Imprezy Towarzyszące w postaci wycieczek odbędą się wyłącznie w przypadku zgłoszenia wymaganej liczby uczestników. W przypadku odwołania wycieczki z powodu braku wymaganej liczby uczestników Organizator wykonawczy Kongresu zobowiązuje się do zwrócenia uczestnikowi wniesionej wcześniej opłaty w sposób wskazany w pkt VII ust. 4 Regulaminu.
  5. Uczestnictwo w Imprezach Towarzyszących wymaga odrębnego zgłoszenia, które będzie przyjmowane:
    1. Przed Kongresem do wyczerpania miejsc, nie później jednak niż do dnia 31 marca 2018 roku, na podstawie zgłoszenia on-line (www.kongres2018.pl) przy czym należy uzupełnić punkty dotyczące Imprez Towarzyszących. Kopię dowodu wpłaty za udział w Kongresie i Imprezach Towarzyszących po dokonaniu zgłoszenia za pomocą formularza on-line należy przesłać faxem na numer 12 421 40 50.
    2. W czasie trwania Kongresu – wyłącznie w przypadku wolnych miejsc, na stoisku Biura Kongresu, w godzinach jego funkcjonowania.
  6. Potwierdzenie przez Organizatora wykonawczego Kongresu udziału w Imprezach Towarzyszących oraz kursach tematycznych wysłane będzie wraz z potwierdzeniem uczestnictwa w Kongresie.

VII. REZYGNACJA Z UCZESTNICTWA W KONGRESIE, PŁATNYCH KURSACH TEMATYCZNYCH LUB IMPREZACH TOWARZYSZĄCYCH ORAZ ZMIANA PODMIOTU POKRYWAJĄCEGO OPŁATĘ (nie dotyczy zakwaterowania, w zakresie którego Uczestnik lub Osoba Towarzysząca samodzielnie zawiera umowę z odrębnym podmiotem)

  1. Uczestnik Konferencji lub Osoba Towarzysząca, ma prawo wycofać z nich swoje uczestnictwo bez podawania przyczyny rezygnacji na zasadach opisanych poniżej.
  2. Rezygnacja z uczestnictwa powinna zostać przesłana w formie:
    1. skanu podpisanego przez Uczestnika oświadczenia na e-mail kongres@zizce.edu.pl (e-mail zawierający rezygnację powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji),
    2. faksu na nr 12 421 40 50,
    3. listownie na adres Organizatora wykonawczego (pod uwagę brana będzie data otrzymania oświadczenia przez Organizatora wykonawczego).
  3. W przypadku rezygnacji otrzymanej przez Organizatora:
    1. przed 9 marca 2018 r., odpowiednio Uczestnik lub Osoba Towarzysząca otrzymają zwrot 80% opłaty konferencyjnej lub opłaty za Imprezy Towarzyszące,
    2. po 9 marca 2018 r. Uczestnik lub Osoba Towarzysząca nie będą uprawnieni do otrzymania zwrotu jakiejkolwiek części opłaty konferencyjnej lub opłaty za Imprezy Towarzyszące.
    Postanowienia pkt a oraz pkt b nie dotyczą Konsumentów, w stosunku do których rozliczenie zwrotu wpłaconych opłat nastąpi na podstawie ogólnych zasad powszechnie obowiązującego w Polsce prawa.
  4. Opłaty konferencyjne oraz opłaty za Imprezy Towarzyszące będą zwracane:
    1. w przypadku przelewu bankowego - na konto bankowe, wskazane przez Uczestnika lub Osobę Towarzyszącą,
    2. w przypadku karty kredytowej - wyłącznie na kartę użytą podczas płatności.
    W przypadkach opisanych w pkt a i w pkt b, e-mail zawierający dane do dokonania zwrotu pieniędzy powinien zostać przesłany z adresu e-mail wskazanego podczas rejestracji.

VIII. ODPOWIEDZIALNOŚĆ

  1. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązują się do przestrzegania Regulaminu Hotelu w tym przede wszystkim do przestrzegania zapisów dotyczących braku zgody na konsumpcję na terenie Hotelu alkoholu innego, niż zakupiony w Hotelu. W przypadku spożycia przez uczestników własnego alkoholu, Uczestnik/Osoba Towarzysząca akceptuje fakt, iż zostanie obciążony/obciążona karą umowną w wysokości: 40,65 zł netto za butelkę alkoholu 0,5 l.; 65,04 zł netto za 0,75 l.; oraz 81,30 zł netto za butelkę o pojemności 1,0 l.
  2. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązują się do przestrzegania przepisów ppoż. oraz BHP.
  3. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące odpowiadają za swoje rzeczy w miejscu Kongresu.
  4. Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zobowiązani będą do naprawienia wyrządzonej szkody na zasadach ogólnych, określonych przepisami prawa.

IX. PROGRAM NAUKOWY KONGRESU

Przewidywane założenia programowe Kongresu dostępne są pod adresem www.kongres2018.pl. Program Kongresu zostanie przedstawiony do dnia 31 marca 2018 roku.

Organizator wykonawczy zastrzega sobie możliwość dokonania, z ważnych przyczyn, zmiany programu Kongresu lub Imprez Towarzyszących ustalonych po dniu 31 marca 2018 roku a także zmiany lokalizacji Imprez Towarzyszących, o czym Uczestnicy oraz Osoby Towarzyszące zostaną poinformowane poprzez e-mail.

DANE OSOBOWE:

  1. Administratorem danych osobowych jest:
    1. ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie przy ul. Garbarskiej 13/3, 31-131 Kraków wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0000372884, NIP 6751441883, REGON 121417864, kapitał zakładowy 9.000,00 złotych oraz
    2. w przypadku wyrażenia przez daną osobę zgody na przetwarzanie jej danych osobowych również przez Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie, 00-209 Warszawa, ul. Muranowska 1, NIP 525-20- 63-698, REGON 01003798100000, wpisana do rejestru stowarzyszeń, pod numerem KRS 0000088917, podmiot ten jest odrębnym od ZiZ Centrum Edukacji sp. z o.o. administratorem danych osobowych (dalej każdy z ww, podmiotów zwany jest Administratorem).
  2. Przekazanie danych osobowych na potrzeby zawarcia i wykonania umowy uczestnictwa w Kongresie ma charakter dobrowolny, przy czym odmowa przetwarzanie ich przekazania uniemożliwi zawarcie oraz wykonanie tej umowy.
  3. Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych w innym celu, niż wskazany w ust. 2 powyżej, ma charakter dobrowolny.
  4. Przetwarzanie danych osobowych następuje na podstawie art. 23 ust. 1 pkt. 1, pkt 3 oraz pkt 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182) (Ustawa). Zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być w każdym czasie odwołana.
  5. Przetwarzanie danych osobowych następuje w zakresie dozwolonym przepisami prawa powszechnie obowiązującego.
  6. Osobie, której dane osobowe dotyczą przysługuje w każdym czasie:
    1. prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania
    2. prawo do kontroli przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 32 ust. 1 Ustawy
  7. W celu realizacji uprawnień powyżej określonych osoba, której dane dotyczą może podejmować kontakt z Administratorem w drodze korespondencji kierowanej na adres podany w pkt. 1 powyżej.
  8. Zgoda na używanie przez ZIZ Centrum Edukacji sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie lub Stowarzyszenie Kolegium Lekarzy Rodzinnych w Polsce z siedzibą w Warszawie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych oraz na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną może być w każdym czasie wycofana.